Tijd, geld en planning gaan allemaal in een vakantieverblijf zitten, of het nu een Airbnb of een hotelkamer betreft. Daarom is een van de meest frustrerende dingen die een host kan meemaken het moment dat je na een recente check-out terugkomt op je accommodatie en ontdekt dat deze is vernield. Soms zijn het alleen lakens en dekbedovertrekken die beschadigd raken. Andere keren gaat het om bedframes, kastdeuren of plakkerige vloeren. Wat de schade ook is, u moet nu extra geld uitgeven om te repareren en te vervangen wat kapot is gegaan. Dit kan aanzienlijke verliezen voor uw onderneming betekenen. Hoewel dit een hopeloze situatie lijkt, zijn er maatregelen die u als host kunt nemen om deze schade te beperken. Een uitstekende manier om dit te doen, is door een gastenscreening in uw boekingsproces op te nemen.
Wat is een gastenscreening voor hotels/Airbnb?
Een gastenscreening is precies wat het klinkt. Het is het proces waarbij u uw aankomende gasten enkele vragen stelt over wie ze zijn, of ze alleen of in een groep reizen, en waarbij u uw eigen inschatting gebruikt. Op het eerste gezicht kan een gastenscreening wat opdringerig aanvoelen, maar het is volkomen logisch dat u iets meer wilt weten over wie u gastvrijheid gaat bieden. Mensen laten in het dagelijks leven niet zomaar vreemden hun huis binnen. Iemands huis is volledig persoonlijk. Airbnb, en zeker hotels, hebben weliswaar een zekere neutraliteit. Maar het blijft een privéruimte waarin u als host persoonlijk talloze uren en financiën heeft gestoken. Het is dan ook logisch dat u wat achtergrondinformatie wilt over wie er bij u verblijft, en de meeste gasten begrijpen dat. Hotels zijn weliswaar minder persoonlijk, maar volgens een artikel van de Washington Post is het mogelijk dat hotels jaarlijks oplopen tot meer dan $250.000 aan schade.
Waarom is een gastenscreening belangrijk?
Een gastenscreening opnemen in uw boekingsproces is essentieel, omdat u daarmee een veel grotere kans heeft om uw accommodatie te beschermen tegen mogelijke schade door gasten. Gastenscreenings werken als preventieve maatregel, zowel in hotels als bij Airbnb. Door meer te weten te komen over uw gasten, kunt u beter inschatten of ze mogelijk schade zullen veroorzaken, en of u hen een borg in rekening moet brengen of hun boeking zelfs moet weigeren.
Op welk gedrag u moet screenen
Enkele algemene waarschuwingssignalen om in gedachten te houden bij het screenen van gasten zijn:
- Last-minute boekingen
- Gasten tussen de 18 en 25 jaar
- Vrijgezellenfeesten
- Als ze specifiek komen om een feest te geven
- Als ze sterk gekant zijn tegen het screeningsproces
Natuurlijk kunnen er heel legitieme verklaringen zijn voor alles wat hierboven staat. Een deel van uw taak bij het screenen van gasten is het onderscheiden van werkelijk problematische gasten en de omstandigheden van hun verblijf. Eén signaal dat u alert moet maken, is wanneer een combinatie van deze zaken samenkomt in één boeking. Als u een melding krijgt van een boeking voor zes gasten die de volgende dag willen aankomen en allemaal tussen de 18 en 21 jaar oud zijn, kan dit erop wijzen dat ze hier zijn om te feesten. Ze zijn waarschijnlijk niet van plan om uw accommodatie te beschadigen. Maar het kan heel snel gebeuren wanneer jongvolwassenen en voldoende alcohol in het spel zijn.
Welke screeningsvragen u moet stellen
U wilt niet dat de screeningsvragen te persoonlijk zijn voor de gasten. Maar het is wel goed om een idee te krijgen van wie ze zijn en wat het doel van hun verblijf is. Hier zijn enkele vragen die u kunt overwegen op te nemen in uw screeningsproces:
- Reist u zakelijk of voor plezier?
- Reist u alleen of met een groep?
- Kunt u wat over uzelf en uw groep vertellen?
- Kunt u wat vertellen over uw plannen voor dit verblijf?
- Bent u eerder in (voeg hier het gebied van uw accommodatie in) geweest?
Deze vragen zijn goed omdat u niet te veel de diepte in gaat. Maar u krijgt wel een goed beeld van wat voor gasten het zullen zijn. Het is veilig om aan te nemen dat alles goed zal komen met uw verhuureigendom als ze zakelijk reizen. Misschien is de groep die een aanvraag doet op weg naar een vrijgezellenfeest of verjaardagsfeestje, dus dan is het misschien verstandig om een borg te vragen. Als ze nog niet eerder in het gebied zijn geweest, krijgt u beter zicht op hun plannen en wat ze waarschijnlijk aan toerisme gaan doen.
Wat te doen als een gast de gastenscreening weigert
Meestal begrijpen gasten het doel van de screeningsvragen en hebben ze er geen probleem mee. Maar dat is niet altijd het geval. Soms voelen gasten zich ongemakkelijk bij deze vragen. Misschien zijn ze gewend aan verblijven waar nooit eerder screeningsvragen werden gesteld. Als gasten in eerste instantie ongemakkelijk of verward zijn door de screeningsvragen, leg dan uit waarom u dit proces hanteert. Meestal staan ze er dan meer voor open. Soms willen sommige gasten deze vragen nog steeds niet beantwoorden. Het beste wat u in die gevallen kunt doen, is hen bellen. Als ze nog steeds weigeren en u denkt dat ze verder in orde lijken, gebruik dan uw eigen inschatting om te beslissen of ze bij u mogen verblijven. U loopt alleen het risico mensen toe te laten die u niet goed kent. Ook al wilt u hun reservering liever niet annuleren, u riskeert veel meer verlies door schade van hun boeking dan wanneer u hun verblijf had geweigerd.