Of uw hotel nu groot of klein is, administratief werk neemt het grootste deel van uw tijd en die van uw medewerkers in beslag. Administratief werk levert geen winst op voor uw bedrijf. Toch speelt het een cruciale rol in de bedrijfsvoering. Door menselijke fouten moet administratief werk soms opnieuw worden gedaan, wat weer meer tijd van uw medewerkers kost. Gemiddeld besteden medewerkers ongeveer 60% van hun tijd aan administratief werk en 13% van hun tijd aan planning en analyse. Dat betekent dat slechts ongeveer 27% van hun tijd overblijft om de taken uit te voeren waarvoor zij zijn aangenomen. Werkende mensen kunnen zo nergens zo effectief mogelijk werken. Als dit gebeurt, lopen deadlines op. Gelukkig zijn er manieren om de bedrijfsvoering in uw hotel te optimaliseren en meer tijd over te laten voor uw medewerkers om te werken aan de taken waarvoor zij zijn aangenomen.
Zorg voor een helder systeem
Als uw administratieve proces verwarrend is, besteden uw medewerkers meer tijd aan dit werk. Dat is geen efficiënt gebruik van hun tijd. Om de bedrijfsvoering in uw hotel optimaal te maken, zorgt u ervoor dat uw administratieve stappen logisch zijn. Leg deze stappen duidelijk en beknopt uit. Dit helpt, maar elimineert niet de factor menselijke fout. Mensen zijn niet perfect en maken dus onvermijdelijk fouten. Uw medewerkers moeten weliswaar hun best doen om deze fouten te beperken, maar ze gebeuren nu eenmaal. Een eenvoudig administratief systeem helpt deze fouten te minimaliseren. Een manier om dit proces te vereenvoudigen, is door één centraal platform te gebruiken waar al uw werk plaatsvindt. Zorg er ook voor dat dit systeem zo weinig mogelijk stappen bevat. Meer tijd vrijmaken voor uw medewerkers draagt sterk bij aan het optimaliseren van de bedrijfsvoering van uw hotel.
Administratieve teams
Zorg ervoor dat er een team werkt aan alle administratieve taken. Stel dit samen op de manier die het beste past bij uw hotel. Misschien betekent dit dat uw team in ploegendienst werkt, of juist gelijktijdig. Als slechts één persoon aan administratief werk werkt, kan diegene erin verdrinken. Door teams te organiseren, kunt u de bedrijfsvoering van uw hotel optimaliseren. Dit komt doordat uw team het werk sneller kan afronden. Het houdt ook het moreel van uw administratieve team hoog, omdat zij zich minder overweldigd voelen. Overweeg uitbesteding als u niet genoeg personeel heeft om dit team samen te stellen. Er zijn veel bedrijven waarbij u medewerkers kunt inhuren. Als zelfs die oplossing op dit moment niet haalbaar is, huur dan virtuele assistenten in. Sinds Covid-19 zijn er speciale websites ontstaan voor het inhuren van virtuele assistenten. U kunt de tijd nemen om iemand of enkele personen te vinden met de juiste achtergrond voor wat u zoekt. Bovendien is het kosteneffectiever om virtuele assistenten in te huren, omdat zij op afstand werken, mogelijk tegen een uurloon.
Automatiseer het proces
Er zijn veel onderdelen van administratief werk die geautomatiseerd kunnen worden. De meest praktische taken om te automatiseren zijn algemene veelgestelde vragen van binnenkomende gasten en het inplannen van geautomatiseerde reacties. Ook geautomatiseerde antwoorden kunnen worden verstuurd bij bevestigingsmails naar gasten of het opvragen van aanvullende informatie. Hoewel het hele proces niet volledig geautomatiseerd kan worden, kan het verder worden geoptimaliseerd door effectieve computerprogramma's te gebruiken. Met de juiste software kan administratief werk sneller worden afgerond. Programma's zoals Guesty helpen uw medewerkers om via meerdere kanalen op één platform te werken en agenda's tegelijkertijd te bekijken. Ook het inchecken kan geautomatiseerd worden. Het installeren van kiosken die het inchecken voor u afhandelen, verkort wachtrijen en wachttijden en ontlast uw medewerkers.
Optimaliseer niet alleen administratief werk
U kunt ook andere onderdelen van de bedrijfsvoering van uw hotel optimaliseren, naast administratief werk. Deze medewerkers kunnen bijvoorbeeld worden uitbesteed als u personeelstekorten heeft in uw housekeepingteam. Wilt u meer personeel vrijmaken voor administratief werk en hen hands-off laten werken, installeer dan Alertify. Alertify is een klein, plug-in kamermonitoringapparaat dat u helpt vooruit te lopen op klachten van klanten. Dit kan de bedrijfsvoering van uw hotel om verschillende redenen enorm helpen. Ten eerste beperkt u administratief werk, omdat u minder klachten dringend hoeft te behandelen. Ten tweede beperkt u geluidsklachten, de meest voorkomende klacht die hotels ontvangen. Alertify monitort geluid, rook, bezetting en temperatuur per kamer. Hoteliers ontvangen aanpasbare meldingen zodra een van deze activiteiten plaatsvindt, zodat zij er direct op kunnen reageren. Hoteliers hebben ook toegang tot een online portal om elke geregistreerde actie en de duur ervan te bekijken. Alertify gebruikt weinig stroom, dus het energieverbruik van uw hotel neemt niet noemenswaardig toe. Het apparaat stelt uw hoteliers in staat om hands-off te werken, terwijl zij toch een oogje in het zeil houden bij huidige gasten met respect voor hun privacy. Optimaliseer vandaag nog de bedrijfsvoering van uw hotel met Alertify.