Het is niet ongebruikelijk dat hotels tijdens het verblijf van een gast om een borg vragen. Meestal wordt deze volledig terugbetaald, omdat de meeste gasten hun hotelkamer niet beschadigen. Toch komt het voor dat een gast onzorgvuldig met de kamer omgaat en er iets beschadigd raakt. In dat geval hebben hoteliers alle recht om een deel of het geheel van de borg in te houden. Dat is immers het doel van het vragen van een hotelborg. Deze gasten dienen vaak alsnog een chargeback in voor deze borgen, ook al hebben ze de hotelkamer beschadigd. Schuldig of niet, banken zijn meestal geneigd hun klanten te steunen, en over het algemeen is er geen tastbaar bewijs dat de schade aan de gast te wijten is om de claim van het hotel te onderbouwen. Hotels geven jaarlijks ongeveer $250.000 uit aan het herstellen van dit soort schade. De vraag wordt dus: hoe onderscheidt u eerlijke van frauduleuze kosten? En hoe voorkomt u chargebacks? Laten we het bekijken.
Eerlijke versus frauduleuze chargebacks
De aard van chargebacks is een situatie die per geval verschilt. Stel dat uw hotel een borg heeft gevraagd aan een stel dat de nacht doorbrengt. De hele nacht maken hun buren in de kamer ernaast een enorme hoeveelheid herrie. Dit stel heeft herhaaldelijk bij uw personeel geklaagd, en niemand heeft ingegrepen om het probleem op te lossen. Als u de borg van dit stel zou inhouden en zij dienen hiervoor een chargeback in, hebben ze daar alle recht toe. Uw personeel had moeten ingrijpen en een einde moeten maken aan de herrie. Als daarentegen de groep naast het stel een borg kreeg opgelegd en zij andere gasten de hele nacht stoorden en mogelijk zelfs schade aan uw hotelkamer veroorzaakten, dan moet u die borg inhouden. Als zij hiervoor een chargeback indienen, ondanks dat ze storend waren en de ruimte waarin ze verbleven hersteld moet worden, dan is dat frauduleus.
Betalingscontroles
Frauduleuze chargebacks kunnen zich bij uw hotel ook voordoen als de binnenkomende gast een gestolen creditcard gebruikt. Daarom is het belangrijk om zorgvuldige betalingscontroles uit te voeren. Zorg dat uw personeel altijd de naam op de creditcard controleert tegenover de ID van de binnenkomende gast. Klopt er iets niet, vraag dan of de kaarthouder de betaling kan bevestigen voordat deze wordt geïncasseerd. Het is beter grondig te zijn en chargebacks te vermijden dan mogelijk winst te verliezen. De meeste gasten zullen hier begrip voor hebben en de betaling bevestigen, omdat ze niets verkeerds doen. Is er een gast die tegenwerkt bij het bevestigen van de betaling, dan kunt u de veiligheidsredenen hiervoor uitleggen. Weigert deze gast alsnog, dan is de kans groot dat er een gestolen creditcard wordt gebruikt. Stripe is een uitstekend hulpmiddel om de betalingen van uw gasten te verifiëren.
Het belang van bewijs
Het aanleveren van bewijs is de beste manier om chargebacks af te weren. Het is echter belangrijk op te merken dat dit ze niet volledig zal stoppen. U zult altijd gasten tegenkomen die vinden dat borgen en extra kosten oneerlijk zijn en hierover bij hun bank aankloppen. Ook al zijn deze situaties niet volledig te voorkomen, het is essentieel om te leren hier op de beste manier mee om te gaan. Omdat banken geneigd zijn de kant van hun gasten te kiezen, is het mogelijk dat zij, zelfs na het overleggen van bewijs, alsnog de claim van hun klant honoreren. Toch heeft u met het bewijsmateriaal een veel grotere kans dat de bank uw kant kiest.
Alle schade die in uw hotelkamers optreedt, dient gefotografeerd te worden als onderdeel van het verzamelen van bewijs. Toch kan het lastig zijn om de foto's aan specifieke gasten te koppelen. U heeft meer tastbaar bewijs nodig dan dit. U zou kunnen denken dat de enige manier om dit bewijs te verzamelen een beveiligingscamera is, wat de privacy van uw gasten zou schenden. Maar er zijn andere manieren om dit te doen, allemaal met respect voor de privacy van uw gasten.
Hoe u het bewijs verzamelt
Het kan lastig zijn om dit bewijs te verzamelen zonder de privacy van uw gasten te schenden. Toch is het mogelijk en eenvoudig om dit te doen. De beste manier om het bewijs van schade te verkrijgen dat u nodig heeft, is door Alertify te installeren. Alertify is een klein, insteekbaar monitoringapparaat voor kamers. Het apparaat monitort geluid, rook, bezetting en temperatuurveranderingen. Het is belangrijk op te merken dat Alertify geen gesprekken afluistert; het meet alleen geluidsdecibelniveaus. Alertify informeert hoteliers in realtime met aanpasbare meldingen als een van deze activiteiten plaatsvindt. Alertify informeert hoteliers niet alleen, maar het apparaat houdt ook bij wat er gebeurde en wanneer. U kunt dit bekijken op een online portal. U kunt deze gegevens afdrukken en indienen bij de bank van uw gasten wanneer zij frauduleuze chargebacks proberen in te dienen. Het installeren van Alertify vergroot aanzienlijk uw kans om de borgen die u vraagt te behouden en helpt frauduleuze chargebacks te voorkomen. Tussen fotografisch bewijs en Alertify kunt u frauduleuze chargebacks in uw hotel beter aanpakken. Installeer Alertify vandaag nog in uw hotel.